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Il Garante della Privacy ha approvato il 1° marzo 2007 le “Linee guida per posta elettronica ed internet“.

Il garante affronta con tale provvedimento la questione dell’utilizzo di strumenti informatici sul luogo di lavoro ed in particolare delle e-mail e di internet nonchè del controllo del datore di lavoro a tale uso.

Adottando le indicazioni emerse a livello comunitario (WP 55), il provvedimento coordina la legislazione italiana in materia di protezione dei dati personali (D.L. n.196/03) con le norme dettate dallo Statuto del Lavoratore ribadendo il divieto da parte dell’azienda di effettuare ispezioni sul contenuto della posta elettronica e sui siti visitati dai dipendenti. Tale controllo viene considerato controllo a distanza, espressamente vietato dalo Statuto dei lavoratori.

Il provvedimento in sostanza prevede che le e-mail ed internet rimangano comunque in un’area riservata dell’utilizzatore (dipendente), mentre il datore di lavoro deve informare i propri dipendenti sulle modalità di utilizzo di tali strumenti cioè deve indicare espressamente quali sono le attività che non devono essere eseguite su Internet e quali sono i limiti entro cui utilizzare le mail.

Il datore quindi deve stilare un disciplinare interno nel quale indicare anche a quali conseguenze può incorrere un dipendente che non rispetta le regole e faccia un uso improprio degli strumenti; ed anche esplicitare le modalità di un eventuale controllo del quale i dipendenti dovranno esserne informati preventivamente.

Ecco in breve le indicazioni del Garante.

• Disciplinare tecnico: il datore di lavoro deve informare il lavoratore di eventuali restrizioni all’uso si Internet ed indicare i limiti per l’utilizzo personale della posta elettronica. Deve anche indicare le conseguenze disciplinari per un eventuale uso improprio.

• Controlli: sono vietati quelli a distanza; sono invece lecite le verifiche realizzate per verificare lo stato di sicurezza del sistema aziendale.

• E-mail: in caso di assenza prolungata del dipendente deve essere attivato il sistema di risposta automatica ai messaggi in arrivo con i quali indicare altri indirizzi di posta elettronica aziendale cui inviare le mail.